Se gestisci una realtà con vendita di prodotti lavorati avrai sicuramente sentito parlare della distinta base. Se ti sei sempre chiesto però qual è la migliore gestione della distinta base, corriamo noi in tuo soccorso! Nell’articolo del mese vediamo cos’è la distinta base (con un esempio pratico) e come gestirla al meglio.
Cominciamo subito.
Cos’è la distinta base?
Iniziamo con la parte noiosa ma essenziale: la definizione di distinta base. La distinta base è l’insieme di tutti i componenti necessari per realizzare un prodotto, che viene detto “prodotto finito”.
Un prodotto finito sarà quindi composto da diverse materie prime combinate tra loro.
Ognuna di queste materie prime verrà classificata in diversi livelli. Livello 0 = prodotto finito, poi a seguire tutti gli altri componenti e sottocomponenti.
In questo articolo tratteremo della distinta base come l’insieme di ingredienti che servono per creare una ricetta, utile per esempio per realtà con gastronomia annessa.
In che modo può aiutarmi sapere tutto questo? Hai ragione, meglio passare ad un esempio pratico di distinta base per capire meglio. Ecco nell’immagine un esempio per le LASAGNE ALLA BOLOGNESE:
Come puoi vedere ogni ingrediente è parte della distinta base, mentre le lasagne sono il cosiddetto prodotto finito. Semplice, no?
Capiamo ora come gestire bene la distinta e lo vediamo nel prossimo capitolo.
Come assicurarsi una corretta gestione della distinta base?
Per gestire al meglio la distinta base, ogni prodotto finito dovrà avere associata la sua distinta per poter:
- scaricare correttamente il magazzino
- controllare la disponibilità delle materie prime (e quindi la possibilità di completare il prodotto finito)
- calcolare i costi da sostenere per la produzione
Ad ogni prodotto si andrà quindi ad attribuire un numero di parti che lo compongono. I componenti verranno diversificati e potranno essere collegati anche ad una loro sottodistinta (i famosi “livelli” di cui abbiamo parlato nel primo capitolo).
La composizione della distinta può essere definita in modo semplice tramite software gestionali dedicati, che registreranno materie prime e prodotti finiti.
Al momento della creazione del documento di vendita saranno poi automaticamente scaricati dal magazzino i singoli componenti inseriti nella distinta e le loro relative quantità.
La vera differenza nel supporto di software gestionali per la gestione della distinta base (oltre alla semplificazione della sua creazione) è anche la possibilità di tenere sotto controllo i costi, in vari modi: tramite analisi del food cost, tramite calcolo delle ore-uomo, tramite storicizzazione della ricetta.
Approfondiamo il tutto nei prossimi capitoli, a partire proprio dal food cost.
Calcolo food cost per la gestione della distinta base
Che cos’è il food cost? Detta in modo semplice: il food cost permette di controllare i costi sostenuti (in termini di ingredienti) per la creazione di un prodotto finito.
Quindi, riprendendo l’esempio di prima della lasagna, il food cost risponde alla domanda: “Quanto mi costa produrre 1kg di lasagne?”. E riesce a farlo sommando i costi delle singole materie utilizzate nella ricetta.
Con programmi gestionali come DUE Retail® è possibile ricavare velocemente il food cost, ma anche analizzare il proprio guadagno per un determinato periodo, comparandolo ai costi sostenuti per le materie prime.
In questo modo sarà semplice capire il margine di guadagno a fronte dei costi sostenuti per le materie prime.
Ma i costi per la produzione di una ricetta non si limitano alle materie prime. Includono invece anche il lavoro dei propri dipendenti. Continua a leggere per saperne di più.
Calcolo ore-uomo per la gestione della distinta base
Ebbene sì. Anche i costi della produzione dei propri prodotti può essere tenuta sotto controllo!
Per esempio in DUE Retail®, sfruttando il campo “DURATA” all’interno della scheda articolo, è possibile indicare in minuti il tempo necessario ai tuoi dipendenti per produrre un’unità per quel prodotto.
Quindi, impostando nelle opzioni di produzione il costo medio orario del dipendente, il software automaticamente calcolerà quanto ti costerà il dipendente per la produzione di quella pietanza, andando a sommare questo totale con i costi del food cost.
Non solo!
Possono anche essere registrate direttamente nell’ordine di produzione quante ore uomo sono disponibili per completare quella specifica produzione. Grazie a questo dato, al software sarà possibile segnalare di rosso i prodotti per cui non si hanno abbastanza ore disponibili per la produzione, come da immagine:
Storicizzazione della ricetta
Mi è possibile controllare l’andamento dei costi delle distinte basi nel tempo? Sì, grazie alla storicizzazione delle ricette.
Storicizzare una ricetta significa:
- crearne (come dice la parola stessa) uno “storico”, così da tener traccia delle modifiche alla ricetta nel tempo
- ma anche controllare l’andamento medio dei costi sostenuti per gli ingredienti nel tempo (con rincari o cambi di fornitori)
La storicizzazione con DUE Retail richiede due attività:
- Scegliere un intervallo temporale di analisi degli acquisti, che corrisponde alla data inizio validità della ricetta
2. Selezionare il magazzino dove vengono solitamente associati i carichi delle materie prime:
Verrà quindi visualizzato anche il Costo Medio Ponderato dell’intera ricetta.
È inoltre possibile scendere in profondità con la distinta, ed avere il costo medio anche dei semilavorati. Per le nostre amate LASAGNE ALLA BOLOGNESE, ne può essere un esempio il ragù, che fa parte della ricetta, ma che a sua volta include ingredienti per la creazione:
Capitolo bonus: tenere sotto controllo i prodotti in scadenza
Per te che sei arrivato fino in fondo un capitolo bonus per aiutarti a ottimizzare i guadagni riducendo gli sprechi.
Hai mai pensato alla possibilità di tenere sotto controllo le date di scadenza dei prodotti? In questo modo eviti di sprecare lavoro (e soldi), e, in caso di emergenza, puoi “spingere” alla vendita dei prodotti con sconti-lampo.
Ma chi ha il tempo di controllare ogni giorno le date di scadenza? E di ricordarsele poi?!
Non ce n’è bisogno! Con software come DUE Retail® ti è possibile tenere sotto controllo le scadenze direttamente da backoffice ed essere avvisato vicino alla data di scadenza dei prodotti.
Chiedici maggiori informazioni.
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