Inventario efficace: le best practice

Se possiedi un negozio retail ti sarà sicuramente capitato di dover affrontare l’inventario di fine stagione. Si tratta di un’attività che permette di stilare un elenco dettagliato di tutti i beni che un’azienda conserva nel proprio magazzino al fine di controllarne incongruenze e valore residuo.

Da dove iniziare? Come gestirlo al meglio? Cosa fare in caso di errori?

Scopri le best practice in questo articolo dedicato.

Tipi di inventario

L’attività inventariale deve essere svolta ciclicamente con pazienza e scrupolosità.

La maggior parte delle aziende decide di affrontarla annualmente, alla fine dell’anno solare o appena iniziato quello successivo, ma in realtà la frequenza ideale è strettamente legata a diversi fattori, tra cui il numero di negozi da controllare e la loro quantità di prodotti, unito al loro tasso di rotazione.

Da queste variabili derivano i principali tipi di inventario:

• Annuale, a chiusura esercizio – particolarmente diffuso nelle aziende che non dispongono di un elevato numero di referenze
• A rotazione periodica, che può essere mensile o trimestrale – viene solitamente svolto nei periodi di bassa stagione per non fermare completamente l’attività, utile per i negozi con un elevato numero di articoli da controllare
• Permanente – elaborato quotidianamente da un software di magazzino, con l’aggiornamento dei prezzi in tempo reale

I software che includono la gestione di ordini di acquisto e inventario risultano essere la soluzione più efficace per tenere traccia della merce, lavorando in modo più preciso di quello che riescono a fare i fogli di calcolo manuali.

Se ti attieni a una routine regolare, infatti, è più probabile che utilizzando questi programmi riuscirai a individuare gli errori quando hai ancora tempo per correre ai ripari, grazie a funzionalità specifiche come per esempio la validazione, che ti permetterà di mettere a confronto in modo semplice le quantità ordinate al fornitore con quelle ricevute, registrando eventuali incongruenze.

Alcuni software gestionali con palmari integrati includono anche il controllo del magazzino direttamente da app, con la gestione della merce tramite lettura del barcode, il caricamento degli articoli dagli ordini di acquisto e la visualizzazione delle giacenze anche per multi-negozio.

Le fasi dell’inventario efficace

Nel caso in cui tu non disponga di un software gestionale che monitori costantemente il magazzino e le sue scorte, i corretti passaggi per una sua gestione efficace comprendono:

1. Scelta dello strumento per effettuarlo (cartaceo o digitale, tramite per esempio fogli di calcolo)
2. Scelta degli articoli da considerare
3. Conteggio dei prodotti e annotazione delle discrepanze rispetto al previsto
4. Valorizzazione delle rimanenze

Fare bene l’inventario significa massimizzare i profitti e minimizzare i costi di stoccaggio, senza influire sui livelli di organizzazione del magazzino o sulla soddisfazione dei clienti.

Alla fine dell’inventario il responsabile dovrà evidenziale le problematiche più gravi e le loro possibili cause, oltre ad indicare le azioni da intraprendere per migliorare la gestione dello stock.

Possibili problemi e soluzioni legate all’inventario

Gli errori che vengono perpetrati nel corso dell’anno emergono per forza al momento dell’inventario.

È durante questa attività che è possibile scoprire di merci scadute o in deterioramento, o, al contrario, di prodotti invenduti per molto tempo che creano costi di stoccaggio inutili. Il problema più comune che emerge è legato alle discrepanze tra quanto previsto e quanto effettivamente presente a magazzino.

È possibile evitarlo?

La prima cosa da fare è andare a fondo del problema chiedendosi: cosa può aver causato la discrepanza d’inventario? I più comuni errori sono:

1. Errore del fornitore – ha spedito troppi prodotti o troppo pochi, oppure li ha imballati male, causando danni di cui non ti sei accorto al momento del carico della merce
2. Ricevimento approssimativo – chi ha ricevuto la merce non ha contato correttamente gli articoli, li ha registrati in modo errato o non li ha ispezionati attentamente per verificare la presenza di danni
3. Merce non etichettata e quindi non più rintracciabile, che risulta persa
4. Pratiche di stoccaggio inadeguate – la merce viene danneggiata dal tuo personale durante uno spostamento o un accatastamento improprio
5. Compilazione dell’inventario poco frequente o approssimativa
6. Resi non registrati che modificano i valori della merce presente nel magazzino o nel negozio stesso
7. Software obsoleto – il tuo sistema non è in grado di supportarti nelle pratiche di inventario con l’aggiornamento delle quantità in tempo reale, o di avvisarti quando è il momento di riordinare la merce

I vantaggi di un software gestionale per l’inventario

Come abbiamo anticipato nei capitoli precedenti, un adeguato programma gestionale a supporto dell’attività inventariale può fare la differenza nell’evitare le più comuni problematiche ad essa legate.

Ma in concreto, quali sono i reali vantaggi di un software gestionale per la corretta organizzazione dell’inventario?

• Elimina l’inserimento manuale dei dati, minimizzando gli errori umani
• Migliora le pratiche di ordine di acquisto, elaborando automaticamente proposte d’ordine in base a giacenze, impegnato, scorta minima e massima
• Esegue controlli continui grazie a diverse funzionalità, aggiornando i dati di magazzino ad ogni entrata ed uscita di merce.
• Aiuta a capire quali sono i prodotti che rimangono invenduti per molto tempo e quali quelli ad alta rotazione, ottimizzando le spese e i guadagni
• Gestisce autonomamente il reso, caricando nuovamente a magazzino la merce che viene restituita, o sostituendola con un prodotto alternativo.

Queste sono solo alcune delle possibilità dell’utilizzare un software specifico per la gestione del magazzino e dell’inventario. Scopri tutte le altre funzionalità di DUE Retail pensate per semplificarti il lavoro di tutti i giorni.

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