GLI ORDINI A FORNITORE E LE FATTURE ELETTRONICHE: Tutto quello che volevi sapere

La corretta gestione delle scorte di magazzino e degli ordini a fornitore non è sempre facile. È necessario tenere sempre monitorate le giacenze degli articoli del negozio, così da capire il fabbisogno di prodotti in sottoscorta. In questo modo si può essere pronti a chiedere un ricarico prima che le scorte terminino, ritrovandosi sprovvisti di fronte alla richiesta di uno o più clienti.

Ma non solo: anche la successiva creazione dell’ordine a fornitore richiede cura e attenzione, soprattutto quando ci si rivolge a diversi fornitori.

Con l’entrata in gioco della fatturazione elettronica nel 2019 a queste si aggiungeranno ulteriori problematiche:

• come riuscire ad adeguarsi all’invio di fatture elettroniche in formato XML?
• Come poter ricevere e conservare le fatture digitali inviate dai fornitori?
• Quali sono tutti i fattori da tenere a mente per poter essere sicuri di essere a norma di legge?

Ma andiamo per gradi.

GLI ORDINI A FORNITORE

Gli ordini a fornitore possono diventare problematici per tanti motivi. Primo fra tutti il continuo e interminabile monitoraggio degli articoli che stanno per terminare, per assicurare un corretto approvvigionamento del negozio. Purtroppo risulta essenziale se si vuole evitare di trovarsi sottoscorta proprio quando un cliente presenta una richiesta specifica, rischiando di perdere una vendita.

Ammettiamolo: quanto sarebbe bello che qualcun altro si occupasse della gestione degli ordini di acquisto, o almeno fosse in grado di dare un vero aiuto?

Questa speranza diventa ancor più forte quando ci si rivolge a più fornitori per gli articoli dello stesso negozio, e diventa quindi necessario:

• Ricordarsi quale articolo richiedere a quale fornitore
• Stare attenti ai prezzi di listino se cambiano e si rendono meno convenienti rispetto ad un altro fornitore
• Nel caso in cui si decidesse di acquistare a prezzo diverso, ricordarsi poi di aggiornare i prezzi dell’articolo in vendita
• Tenere a mente a quale fornitore ci si era rivolti nell’ordine precedente e la quantità di merce che si era richiesta

Tutto questo moltiplicato per tanti punti vendita quanti se ne possiede! Moltiplicata la fatica di controllo della merce. Ma anche la difficoltà di creazione degli ordini a fornitore in base al fabbisogno delle singole realtà. Moltiplicata anche l’attenzione che si deve porre per il controllo della corretta evasione.

GESTIONE SEMPLIFICATA DEL MAGAZZINO

Non sarebbe meglio assicurarsi una gestione del magazzino semplificata? Se fosse possibile analizzare vendite, giacenze di magazzino, scorte minime, ordini, e vedere generati gli ordini di acquisto, non sarebbe molto meno pesante il lavoro di tutti i giorni? Magari con il corretto fornitore di riferimento ripreso e riproposto in automatico e la corretta quantità di merce in base a quanto solitamente ordinato?

Esistono software gestionali per negozi che includono il riordino del magazzino e permettono di fare tutto questo e molto di più.

La generazione automatica degli ordini a fornitori per esempio può essere basata su differenti parametri, in base a diverse previsioni di acquisto; a proposta d’ordine completata il software per la gestione del magazzino proporrà in base agli ordini creati precedentemente a che fornitore rivolgersi e quanta merce richiedere, dando ovviamente la possibilità di variare sia l’uno che l’altro in modo manuale.

Nel caso si fosse scelto un listino differente per acquistare un articolo, o se il prezzo di quello stesso articolo fosse cambiato da listino, alcuni programmi per negozi consentono di aggiornare automaticamente sia il prezzo d’acquisto, semplicemente richiamandolo dai carichi di magazzino, sia quelli di vendita, gestendo in automatico la loro modifica e aiutando notevolmente l’operatore nel lavoro.

Ora che l’ordine a fornitore è stato ultimato, entra in gioco la  sua fatturazione, che dal 1 gennaio 2019 sarà elettronica.

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA PER GLI ORDINI A FORNITORE

Dal primo gennaio 2019 le fatture dei fornitori saranno inoltrate obbligatoriamente in formato elettronico ed è per questo che sarebbe meglio essere preparati alla loro ricezione.

Oltre alla possibilità di ricevere i documenti in formato XML sarà obbligatorio anche riuscire ad inviarle al portale del SidI (Sistema di Interscambio) e ai privati, e apporvi una firma elettronica certificata da acquistare per assicurarne l’autenticità. Infine sarà necessario assicurare una corretta conservazione sostitutiva per la durata e nelle modalità previste dalla legge, nel caso in cui si richiedesse per controlli o incongruenze.

Tutti questi passaggi sono a carico dell’utente finale:

• Acquisto della firma elettronica;
• Creazione del file XML;
• Invio al SdI;
• Controllo per l’avvenuta conferma di ricezione da parte dell’Agenzia delle Entrate (o, in caso di problemi di dati, modifica della fattura e reinvio);
• Conservazione sostitutiva per la durata di dieci anni.

O forse no.

LA SOLUZIONE

Ci sono alcuni programmi per fatture studiati appositamente per semplificare tutto il processo di fatturazione elettronica che consentono di automatizzare tutti i passaggi.

1. CREAZIONE DELLA FATTURA: Per l’invio di fatture in formato XML, la trasformazione del file in formato digitale avverrà in modo automatico.
2. INVIO DELLA FATTURA AL SDI: Il software apporrà la firma elettronica in modo automatico e gratuito, senza bisogno di acquistarla separatamente, e gestirà quindi l’invio della fattura al Sistema di Intercambio, consentendoti di sapere SUBITO se l’invio è andato a buon fine o se fosse invece necessario riprendere in mano il file per qualche dato mancante o qualche problema di altro tipo.
3. INVIO DELLA FATTURA AL CLIENTE: nel caso in cui un cliente non fosse strutturato per ricevere le fatture elettroniche, alcuni programmi consentono di inviare una mail con un link di riferimento per poter aprire la fattura in formato leggibile. Sarà possibile sapere anche se il cliente di riferimento ha aperto o meno la fattura spedita. Nel caso in cui il cliente fosse estero e non sotto regime di fatturazione elettronica, lo scambio di fatture potrà avvenire nello stesso modo.
4. CONSERVAZIONE DELLE FATTURE INVIATE E RICEVUTE: il programma consentirà di conservare la fattura per i 10 anni previsti dalla legge, garantendo assistenza e supporto nel caso in cui si presentassero problemi, assicurazione non presente in un lavoro autonomo. Sarà inoltre possibile scaricare la fattura in formato XML o PDF, stamparla in formato PDF e tracciarla completamente
5. RICEZIONE DELLE FATTURE: Non solo l’invio, anche la ricezione delle fatture nel formato XML avrà il suo peso a partire da gennaio. E non tutti i software lo consentiranno.

Sta al singolo scegliere quale opzione è quella più adatta a lui, se quella autonoma e piena di obblighi, o quella automatica e senza preoccupazioni aggiuntive.

Ed ecco come gli ordini a fornitore smettono di essere un problema! 

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