La fatturazione elettronica è diventata da qualche anno l’unico sistema accettato dall’Agenzia delle Entrate per l’emissione e l’invio delle fatture. Se la stai approcciando per la prima volta, o se hai ancora qualche dubbio sulla fatturazione elettronica, in questo articolo ti spiegheremo:
- come funziona
- quali sono i diversi metodi per emettere e ricevere fatture
- i possibili esiti e come gestirli
DIZIONARIO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA
Esistono alcuni termini che ruotano attorno alla fatturazione elettronica e ne sono strettamente connessi che è essenziale sapere.
Andremo ad utilizzarli anche noi nel corso dell’articolo ed è bene siano chiari fin da subito.
AGENZIA DELLE ENTRATE (ABBREVIATA COME AE)
L’Agenzia delle Entrate è l’ente della pubblica amministrazione italiana che ha il compito di controllare l’adempimento degli obblighi fiscali dei contribuenti.
Per questo motivo, qualsiasi fattura emessa è necessario sia condivisa con l’Ente, per controllarne la validità e registrarla ai fini fiscali.
Come condividere le fatture con l’Agenzia delle Entrate?
Con il nuovo sistema di fatturazione elettronica, qualsiasi fattura inviata elettronicamente passa nei sistemi dell’Agenzia delle Entrate grazie al SDI (di seguito spiegato), che le controlla, le valida e poi le spedisce al destinatario finale.
SISTEMA DI INTERSCAMBIO (ABBREVIATO COME SDI)
Il Sistema di Interscambio è il mezzo digitale con cui l’Agenzia delle Entrate riceve le fatture in formato elettronico e le valida, facendole poi arrivare al destinatario.
Come spiega la stessa Agenzia delle Entrate, il SDI è una sorta di “postino” che riceve il documento e lo consegna al destinatario. Per permettergli di fare il suo lavoro, è però necessario che i documenti contengano “l’indirizzo” a cui recapitare la fattura, che si identifica con il Codice Univoco o con la PEC.
Nei prossimi due paragrafi spieghiamo cosa sono.
CODICE UNIVOCO O CODICE DESTINATARIO
Il Codice Univoco/Destinatario è un codice alfanumerico composto da 7 cifre che identifica, come dice la parola stessa, in modo univoco ciascun contribuente.
È possibile attivarlo registrandosi nel sito dell’Agenzia delle Entrate, inserendo i propri dati e quelli dell’attività, oppure acquistare un servizio esterno abilitato all’invio e alla ricezione delle fatture elettroniche per farsene associare uno.
PEC
L’altro metodo per farsi recapitare una fattura o un qualsiasi altro documento elettronico è tramite il servizio di PEC (Posta Elettronica Certificata). Si tratta di una casella di posta elettronica che viene certificata per l’invio di comunicazioni ufficiali.
Come per il codice univoco, anche per la PEC sono necessari l’acquisto e l’attivazione. Online si possono trovare molti servizi che permettono di acquistare una casella PEC.
XML
XML è il formato che devono avere le fatture elettroniche, affinché siano leggibili dall’Agenzia delle Entrate.
Si tratta di un’estensione del file: così come ci sono file .pdf o file .word, così esistono anche i file .xml.
COME SI PREDISPONE UNA FATTURA ELETTRONICA
Ora che hai imparato i termini chiave per entrare nel mondo delle fatture elettroniche, passiamo a vedere come crearle ed inviarle ai propri clienti.
Ci sono essenzialmente due modi per creare una fattura elettronica:
- manualmente sul sito dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando un dispositivo con connessione internet
- tramite un software dedicato alla gestione dei documenti in formato XML
Se il volume di fatture è contenuto, il primo metodo è sicuramente quello più adatto. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente tre tipi di programmi per creare le fatture elettroniche:
- una procedura web, utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia
- un software scaricabile su PC
- un’App per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli store Android e Apple
Per approfondire il loro funzionamento, rimandiamo alle guide messe a disposizione dall’AE stessa nella pagina dedicata.
Se invece emetti e ricevi un numero elevato di fatture, probabilmente la creazione e il caricamento a mano di ciascuna di queste può risultare impegnativo e richiederti molto lavoro.
Per questo motivo, alcuni software gestionali sono stati nel tempo predisposti per semplificare la gestione dei documenti in formato XML.
Dal punto cassa quindi ti sarà possibile gestire la fatturazione elettronica in modo semplice, lasciando al programma il compito di creare il documento nel formato corretto ed inviarlo al destinatario tramite SDI.
INVIARE FATTURE AI PROPRI CLIENTI
Come abbiamo visto nel primo capitolo, affinché le fatture elettroniche siano considerate valide devono essere inviate tramite SDI ed accettate dall’Agenzia delle Entrate. Tutte la fatture che non seguono questa procedura vengono considerate non emesse.
Che la procedura sia manuale o che ci si avvalga del supporto di un software gestionale, per inviare una fattura oltre ai classici dati di fatturazione (nome azienda, indirizzo sede legale, partita iva,…) per la e-fattura è essenziale conoscere anche il Codice Univoco o la PEC del proprio cliente, e inserirli negli appositi spazi dedicati.
- nel caso in cui si utilizzi l’indirizzo PEC, il campo della fattura “Codice Destinatario” dovrà essere completato con il valore “0000000” (sette volte zero)
- nel caso in cui invece si conosca il Codice Destinatario, basterà inserirlo nello spazio dedicato
Una volta compilati tutti i campi della fattura, per trasmettere al SDI il suo file XML si potrà scegliere tra:
- il servizio online presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” che consente il caricamento a mano del file XML che si deve precedentemente creare
- la procedura web o l’App Fatturae, messe a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate per inserire direttamente i dati e far creare il file XML
- inviare tramite PEC il file XML della fattura all’indirizzo “sdi01@pec.fatturapa.it”
- utilizzare un apposito software che crei il documento XML ed invii la fattura al posto tuo
RICEVERE UNA FATTURA
Abbiamo capito quanto sia importante avere i dati di Codice Univoco o PEC per poter inviare una fattura al destinatario corretto. Ma allo stesso modo è importante comunicare i propri per ricevere le fatture dai fornitori.
Esiste un sistema semplice per associare Codice Univoco o PEC alla propria anagrafica aziendale tramite il sito dell’AE, sempre nella sezione “Fatture e Corrispettivi”. Da questa sezione si potrà accedere alla voce “Registrazione della modalità di ricezione della fattura elettronica”, come da immagine:
Nella pagina successiva si potrà quindi procedere a registrare il proprio Codice Univoco o la propria PEC, associandoli alla partita iva della propria azienda:
Interrogando i servizi dell’Agenzia delle Entrate, un fornitore potrà così trovare semplicemente tutte le informazioni della tua azienda.
Ancora più semplice il servizio di generazione di un QR Code, disponibile sempre all’interno della stessa sezione del sito dell’AE, da far inquadrare ai dispositivi dei propri fornitori per ricavare velocemente le informazioni sulla tua azienda.
Come visualizzare le fatture ricevute?
- Tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate. Qui la guida dell’Agenzia stessa che spiega passo passo come fare
- Direttamente nel proprio software gestionale, con notifica alla ricezione della fattura
CONTROLLI SULLE FATTURE ELETTRONICHE
Prima di recapitarle al destinatario, ci sono una serie di controlli che il SDI effettua sulle fatture ricevute. Le tempistiche di questi accertamenti possono durare da qualche minuto a qualche giorno, in base al volume di fatture che riceve l’Agenzia delle Entrate in quel momento.
Cosa controlla l’AE?
- Verifica che siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge, cioè: gli estremi identificativi del fornitore e del cliente, il numero e la data della fattura, la descrizione della natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato, l’imponibile, l’aliquota e l’Iva
- Controlla che i valori delle due Partite Iva del fornitore e del cliente siano valide, cioè presenti in Anagrafe Tributaria
- Verifica che sia inserito in fattura il Codice Destinatario o la PEC a cui recapitare il documento
- Calcola la correttezza dei valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’Iva (ad esempio, se l’imponibile è 100 euro, l’aliquota è 22%, controlla che l’Iva sia di 22 euro).
- Controlla inoltre che la stessa fattura elettronica non sia già stata inviata
- Per tutte le fatture elettroniche inviate a privati (altri operatori Iva o consumatori finali), il SDI accetta anche file non firmati digitalmente. Nel caso in cui, però, il file della fattura elettronica sia firmato digitalmente, il SDI esegue controlli sulla validità del certificato di firma.
Le fatture approvate e consegnate vengono indicate con una spunta verde, quelle con problemi invece riportano un simbolo di alert, come da immagine.
Cosa succede se la fattura elettronica non risulta corretta?
Si riceve una notifica di scarto e si dovranno controllare e correggere gli errori riscontrati dal SDI prima di provare a inviare nuovamente la fattura.
FATTURE SCARTATE
Le fatture vengono scartate se uno o più dei controlli effettuati dal SDI non vanno a buon fine.
A questo punto viene inviata allo stesso canale utilizzato per emettere la fattura (quindi Codice Univoco o PEC) una ricevuta di scarto, nella quale verrà riportato il codice dell’errore e una sintetica descrizione del motivo dello scarto.
Cosa fare a questo punto?
Controllare gli errori riscontrati nella fattura, correggerli e inviare nuovamente la fattura per nuovi controlli al SDI.
FATTURE ACCETTATE
Se invece i controlli vanno a buon fine, il SDI recapita la fattura elettronica al destinatario, inviando allo stesso tempo al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna, contenente data e ora esatta in cui è avvenuta la consegna.
Una copia di questa fattura sarà sempre presente nel sito dell’Agenzai dell’Entrate in “Fatture e Corrispettivi” – “Consultazione – Dati rilevanti ai fini IVA”
Se la fattura supera tutti i controlli, viene accettata dal SDI ed inoltrata al cliente finale, ma incorre in qualche problema nella consegna del file, verrà inviata una notifica di impossibilità di consegna.
La fattura viene comunque considerata come emessa, ma non consegnata.
In queste situazioni è importante che il fornitore avvisi il cliente che la fattura elettronica è a sua disposizione nell’area riservata, in modo tale che possa consultarla e scaricarla dalla predetta area. La data di decorrenza della detraibilità dell’Iva, per il cliente, scatterà dal momento di visualizzazione/scarico della fattura.
CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE
Per legge le fatture elettroniche devono essere conservate per un periodo minimo di 10 anni, così da poter essere presentate in caso di controllo senza andare incontro a sanzioni.
Per conservare a norma le fatture elettroniche è possibile affidarsi ad un sistema integrato al proprio software gestionale, oppure attivare il servizio direttamente nel sito dell’Agenzia delle Entrate.
Ora che la fatturazione elettronica e tutti i suoi passaggi non hanno più segreti, scopri come demandare la creazione del file XML, l’invio, la ricezione, le notifiche di errore e la conservazione a norma al tuo software gestionale.
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