In qualsiasi attività commerciale il controllo dei flussi di denaro del registratore di cassa è fondamentale per essere sicuri che tutto si stia svolgendo in modo regolare all’interno del negozio. Possono capitare infatti incongruenze sull’incassato, vere o presunte, e per evitare misteriose sparizioni di denaro un aiuto in più non può guastare.
Un valido alleato può risultare il software gestionale che hai scelto per il tuo negozio e ti spieghiamo subito come e perché.
Controllo degli incassi
Alcuni programmi per negozi hanno trovato valide soluzioni per riuscire a controllare i flussi di denaro in entrata e in uscita, obbligando per esempio l’operatore al momento della chiusura di cassa a giustificare eventuali discordanze tra il registrato e l’effettivo incasso.
Con questi software per punto cassa è possibile anche effettuare una chiusura parziale alla fine di ciascun turno di lavoro. Si chiederà all’operatore di inserire il contenuto del cassetto riportando l’esatta quantità presente per ciascun taglio.
Tutte queste accortezze perché fidarsi è bene, ma un controllo in più non può certo fare male.
Gestione di acconti
Nel caso in cui invece le problematiche legate al controllo denaro non riguardassero i dipendenti, ma i clienti, la situazione può farsi più delicata. Come gestire conti lasciati aperti? E come la prenotazione di articoli tramite acconto?
Ci può essere una soluzione anche per questo, grazie alla gestione semplificata di acconti e solleciti.
Visualizzando da un’unica schermata tutti gli acconti ancora aperti, è possibile avere un quadro generale e scegliere come gestire ciascuna situazione. Le possibilità di gestione sono molteplici, basterà selezionare quella più adatta alla situazione.
Gestione solleciti
Nel caso in cui invece un cliente avesse lasciato un conto aperto senza saldarlo, esiste anche la possibilità di delegare la gestione degli insoluti al software prescelto. Questo invierà tramite mail dei solleciti di pagamento ai clienti insolventi.
Si potranno quindi inviare comunicazioni mirate e differenziate in base alla gravità della situazione, inoltrando solleciti di diverso “livello” con testi standard personalizzati dall’utente. Ciascuna mail potrà contenere anche gli specifici documenti di riferimento con gli importi non saldati, così da poter dare un riferimento al cliente finale.
La tipologia di mail inviata e la data di invio possono essere memorizzate automaticamente per poter essere visualizzate in qualsiasi momento. In questo modo sarà possibile tenere sempre sotto controllo le comunicazioni inviate anche a distanza di tempo.
Alcuni programmi danno anche la possibilità di filtrare tutte le scadenze per le quali sarà stata inviata una determinata tipologia di sollecito, così da poterle visualizzare in modo veloce.
Il sollecito può essere stampabile, esportabile in PDF e inviabile direttamente tramite mail.
Tutto questo per assicurarti ogni giorno una corretta gestione del denaro e una veloce risoluzione dei problemi che può creare, liberandoti di pensieri inutili e lasciandoti concentrare meglio sul lavoro di tutti i giorni.
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