Gli ordini a fornitore risultano complessi da gestire per diversi motivi, primo fra tutti la necessità di monitorare costantemente gli articoli che stanno per terminare, per assicurarne l’approvvigionamento al momento giusto.
In questa attività è anche molto difficile tenere sotto controllo i costi, dovendo confrontare listini di diversi fornitori per ricercare il prezzo più conveniente, che ovviamente varia nel tempo. Il lavoro aumenta ancora di più nel momento in cui ci si rivolge a più fornitori per gli articoli di uno stesso negozio.
Tutto questo moltiplicato per tanti punti vendita quanti se ne gestiscono.
Ammettiamolo: quanto sarebbe bello che qualcun altro si occupasse per te degli ordini di acquisto, o almeno fosse in grado di darti un vero supporto?
In questo articolo approfondiamo come gestire al meglio gli ordini a fornitore e come ottimizzare tutto il processo.
Ordini di acquisto manuali
Puoi decidere di gestire manualmente gli ordini di acquisto a fornitore, soprattutto nel caso in cui la tua attività sia di piccole dimensioni.
Per riuscire a gestire gli a fornitore autonomamente, sarà necessario controllare in modo accurato le rimanenze di magazzino e inviare al momento opportuno l’ordine al fornitore di riferimento.
Il documento di acquisto dovrà contenere almeno:
- Il codice del prodotto richiesto
- La quantità necessaria
- La data dell’ordine
- Le specifiche della tua azienda, soprattutto l’indirizzo al quale consegnare la merce e i dati per la fatturazione
Ciascun fornitore ha il suo sistema di inserimento ordini: chi mette a disposizione un portale dedicato e chi preferisce i canali di email / telefono. Interfacciati per tempo con l’azienda di riferimento per capire come procedere.
La gestione manuale degli ordini di acquisto può però creare alcuni problemi, come:
- dimenticarsi di inserire tutti gli articoli necessari nell’ordine
- non ricordarsi il venditore di riferimento per tutti gli articoli
- non sapere che i prezzi del tuo fornitore sono aumentati
- non poter confrontare più fornitori diversi per trovare il più conveniente
- non tenere traccia nel tempo degli ordini fatti, dei rincari, degli sconti applicati ecc.
Ordini di acquisto con un software dedicato
Esistono software gestionali come DUE Retail che si rivelano di grande aiuto nella creazione degli ordini a fornitore, grazie alle loro funzionalità innovative.
In che modo? Il software in automatico:
- avvisa dei prodotti sottoscorta di tutti i magazzini
- crea una proposta di acquisto standard in base alle vendite, modificabile poi dall’operatore
- permette durante la fase di vendita in cassa di imbastire e “parcheggiare” un ordine a fornitore per poi completarlo in un secondo momento
- tiene monitorati i listini, aiutandoti ad aggiornare di conseguenza anche i prezzi di vendita
In questo modo il processo di creazione ed invio dell’ordine a fornitore verrà velocizzato e semplificato grazie al programma gestionale, tramite cui si gestiranno manualmente tutti i passaggi collegati.
Ordini automatici a fornitore
Se vuoi liberarti della maggior parte dei pensieri associati alla creazione degli ordini a fornitore, il sistema avanzato di ordini automatici a fornitore incluso in software come DUE Retail è quello che stavi cercando.
Sarà il software a creare automaticamente per te gli ordini, analizzando:
- Vendite del periodo
- Giacenze effettive
- Valore delle scorte minime
- Impegno dei prodotti
Incrociando questi dati verrà elaborata una proposta di acquisto ad hoc in base alle reali necessità dell’attività, limitando i tuoi sprechi e ottimizzando i guadagni.
Un esempio? Se un ordine di acquisto ricorsivo per un articolo prevedesse solitamente l’inserimento di 70 pezzi, ma in magazzino ne fossero registrati ancora 20, l’ordine a fornitore non dovrà essere inoltrato con la richiesta di 70 pezzi, altrimenti si rischierà di avere dell’invenduto in negozio.
Ecco che il software proporrà la quantità di 50 pezzi, per evitare inutili investimenti.
Trasferimento merce tra negozi
In caso di multi-realtà e franchising, un’ottima opzione per evitare al massimo sprechi di merce è quella di dare priorità ai trasferimenti tra i negozi rispetto all’inserimento di un nuovo ordine di acquisto. Ne avevamo parlato in un altro articolo dedicato.
Un prodotto rimasto invenduto in un punto vendita potrebbe essere invece molto richiesto in un altro. In situazioni come questa è più ragionevole spostare la merce dal punto vendita A (dove non viene venduta) al punto vendita B (dove invece è richiesta).
In questo modo sarà possibile:
- Ottimizzare al massimo il guadagno di tutti i punti vendita
- Limitare le spese di acquisto, se non necessarie
- Evitare di ritrovarsi con prodotti invenduti quanto più possibile
Ricezione della merce
Nel momento in cui si riceve la merce ordinata ci sono alcune operazioni essenziali da non dimenticare:
- Controllare che la merce ricevuta sia effettivamente quella ordinata
- Prestare attenzione che i prezzi siano quelli concordati
- Aggiornare eventualmente i listini di acquisto e quelli di vendita
Per aiutare in tutte queste operazioni, software gestionali come DUE Retail permettono tramite l’utilizzo di appositi palmari di validare la merce, paragonando quanto ordinato con quanto arrivato in modo semplice e veloce.
Durante il processo di validazione, in automatico il software controllerà sia la merce che i prezzi di acquisto, e permetterà di modificare velocemente quelli di vendita in base alle modifiche dei listini fornitori. Modificati i prezzi, sarà inoltre possibile stampare le etichette dei soli articoli con modifiche.
A fine validazione si potranno inviare automaticamente ad indirizzi email predefiniti eventuali discordanze trovate.
Che tu decida di gestirli a mano o che tu scelga di affidarti ad un software gestionale dedicato, gli ordini di acquisto nella tua attività sono un elemento essenziale per assicurare la crescita del tuo business.
Chiedici una consulenza dedicata per scoprire come DUE Retail può ottimizzare le attività del tuo negozio e far crescere il tuo business!
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