Ammettiamolo: quest’anno il Natale per i commercianti (o forse un po’ per tutti) significa solo una cosa: FATTURAZIONE ELETTRONICA.
Vi avrà sicuramente stancato sentirne parlare, eppure è il tema caldo del momento e lo sarà ancora per un bel po’.
Abbiamo già trattato il tema della fattura elettronica tra privati in un altro articolo di qualche mese fa, ma per chi ancora non avesse chiaro come funziona esattamente la fatturazione elettronica B2B, questo è l’articolo che fa proprio al caso vostro.
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CODICE DESTINATARIO
Che cos’è:
Il Codice Destinatario è (come dice la parola stessa) un codice alfanumerico che verrà utilizzato per identificare il destinatario.
Per poter ricevere le fatture nel formato XML sarà necessario dotarsi innanzitutto di questo codice di identificazione. Il codice servirà allo SdI per, appunto, identificarvi e recapitare correttamente la fattura elettronica dei vostri fornitori o dei vostri clienti.
Allo stesso modo sarà necessario richiedere e salvare i codici dei vostri fornitori e dei vostri clienti. Solo in questo modo si saprà a che “indirizzo” inviare i file e consentire quindi un corretto scambio di documenti elettronici.
Chi lo eroga:
Il Codice Destinatario per le fatture elettroniche sarà assegnato dal fornitore del servizio di fatturazione elettronica, nel caso in cui vi appoggiate ad un ente accreditato presso l’Agenzia delle Entrate.
Altrimenti sarà necessario accreditarsi individualmente come canale per la ricezione delle fatture elettroniche B2B (non per la Pubblica Amministrazione) e richiedere il codice all’Agenzia delle Entrate
2. FILE XML
Che cos’è:
XML è l’unico formato accettato dallo SdI per l’invio delle fatture elettroniche.
Come si crea:
Sarà necessario, una volta acquisito il codice destinatario, essere in grado di trasformare e ricevere le fatture nel formato XML. Sarà fondamentale quindi munirsi di appositi programmi che rendano possibile la creazione, l’invio e la ricezione dei file.
Pena: mancata convalida della fattura da parte dello SdI.
3. SDI
Ma cos’è lo SdI?
SdI è un acronimo per Sistema di Interscambio.
È un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che è in grado di:
- ricevere le fatture
- controllare in automatico la loro validità
- inoltrare i documenti all’Agenzia delle Entrate e quindi ai destinatari finali (identificati dallo SdI grazie al loro Codice Univoco).
A cosa serve in sostanza:
Lo SdI consente il trasferimento dei documenti dal mittente al destinatario, passando attraverso l’Agenzia delle Entrate, svolgendo un controllo anche sulla correttezza dei dati.
Dopo la generazione della fattura elettronica in formato XML, si dovrà quindi inviare il file allo SdI perché venga controllato e, se corretto, venga inviato in automatico all’Agenzia delle Entrate.
Cosa succede se i dati non risultano invece corretti?
Nel caso in cui il documento non risultasse idoneo e non passasse i controlli dello SdI, verrà notificato un problema dal sistema e bisognerà quindi correggere e reinviare il documento.
Di fronte questa eventualità sarà sempre bene tenere monitorato il sito di interscambio per controllare eventuali notifiche se non si possiede un programma apposito che avvisi in automatico in caso di problemi.
Chiarito questo punto, è bene sapere che lo SdI notifica secondo valori fissi che si riferiscono ad esiti diversi per una stessa fattura:
- RC (Ricevuta di Consegna): si avvisa l’utente dell’avvenuta ricezione della fattura inviata allo SdI
- NC (Notifica di Scarto): per avvisare che il file trasmesso allo SdI non ha superato i suoi controlli e che deve quindi essere riesaminato e reinviato. In questo caso le motivazioni di scarto possono essere molteplici, è bene sapere che lo SdI avviserà tramite codice identificativo quale tipo di errore è stato riscontrato per permettere all’utente di modificare la fattura nei tempi previsi e reinviarla
- MC (Mancata Consegna): la mancata consegna della fattura al destinatario per l’impossibilità di recapitargli il file
- EC (Esito Committente): notifica inviata dal soggetto ricevente allo SdI per comunicare l’accettazione o meno della fattura. A sua volta lo SdI si preoccuperà di trasferire il messaggio al trasmittente.
- SE (Scarto Esito committente): notifica inviata dallo SdI al soggetto ricevente per comunicare eventuali incoerenze o errori nell’esito inviato al SdI precedentemente (Accettazione o rifiuto della fattura)
- DT (Decorrenza Termini): notifica inviata dallo SdI sia al soggetto trasmittente che al ricevente per comunicare la decorrenza del temine limite per la comunicazione dell’accettazione/rifiuto del file ricevuto
- AT (Attestazione Trasmissione con impossibilità di recapito): notifica inviata dallo SdI al soggetto trasmittente per attestare l’avvenuta ricezione della fattura ma l’impossibilità di recapitare il file destinatario.
E cosa succede se ho contatti commerciali con un cliente estero?
Esistono dei soggetti che non saranno obbligati al regime di fatturazione elettronica (vedi il caso di clienti esteri). In questo caso come comportarsi? Sarà necessario creare il file in formato XML ed inviarlo ad un ipotetico destinatario con un codice comune creato ad hoc (0000000), così da permettere allo SdI di analizzare la fattura ed inviarla all’Agenzia delle Entrate per i controlli fiscali. La fattura dovrà poi essere inviata autonomamente al cliente in formato leggibile e stampabile (non formato XML).
4. CONSERVAZIONE
Oltre a tutto questo (come se non fosse già abbastanza), è bene sapere che sarà necessario non solo inviare i file in formato elettronico, ma anche conservarli nel caso in si rendesse necessario ripresentarli per controlli vari ed eventuali.
Come fare a conservare un file digitale?
Con gli ultimi aggiornamenti, l’Agenzia delle Entrate ha iniziato ad accettare che si conservino le fatture non solamente in formato XML ma anche in formato PDF o in altri formati, a patto che si garantisca “l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità” del documento.
Se si scegliesse quindi di conservare autonomamente le fatture, sarà necessario scaricare il file passato ai controlli dello SdI, convertirlo in nuovamente in formato leggibile, salvarlo in un contenitore informatico che sia facilmente accessibile, immodificabile e che garantisca le funzioni di ricerca ed estrazione delle fatture.
Altrimenti sarà possibile dotarsi di un programma per la fatturazione elettronica che assicuri in automatico la conservazione del file nel caso di controlli futuri, così da assicurarsi una gestione attenta e precisa dei documenti per qualsiasi evenienza.
Sarà anche possibile utilizzare il servizio gratuito di conservazione dei file dell’Agenzia delle Entrate (per i soli documenti in formato XML) ma attenzione: in caso di disservizio o di perdita del documento, è chiaramente riportato che non verrà da loro assunta nessuna responsabilità legale.
L’intera attività di fatturazione elettronica può essere gestita autonomamente, stando sempre bene attenti a non perdere nemmeno un passaggio previsto dalla nuova normativa, oppure sarà possibile affidarsi ad un programma gestionale per negozi che si preoccupi di gestire l’invio, la ricezione ed anche la conservazione delle fatture secondo quanto previsto dalla legge e che fornisca un servizio di assistenza in caso di problematiche nel rintracciare un documento.
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